Gli applicativi della suite Microsoft Office, in particolare Word, Excel, Access, Outlook, Power Point., sono usati quasi sempre singolarmente, trascurando le notevoli possibilità di integrazione fra i componenti.
Le funzioni di incorporamento e di collegamento
L'incorporamento consiste nell'inserire in un documento un oggetto creato con un'altra applicazione. Il collegamento fa la stessa cosa ma mantene attivo il legame.
Esempio.
Avete creato un foglio Excel, con serie di numeri e formule, e c'è bisogno di inserirlo in Word per una relazione.
Bene, è possibile farlo con il comando "Incolla collegamento" , che, a differenza del tradizionale Copia&Incolla, mantiene attivo il collegamento.
Questo comporta che, se modificate il foglio Excel, la modifica viene automaticamente riportata anche nel documento di Word.
Niente male...
Questo legame attivo con l'applicazione di origine è solo uno degli esempi di integrazione fra i componenti della suite MS Office.
Le funzioni Macro
Le funzioni macro permettono di fare in modo automatico tutto ciò che, in ambito Office, viene svolto con i singoli comandi dei menù. Ad esempio, senza aprire manualmente Word, è possibile creare un nuovo documento, copiarvi dati o parti di testo, o tabelle, formattare, inserire grafici o slide Power Point, aggiungere funzioni complesse, inserire l'intestazione, la data, stampare il documento, inviare una mail ad uno o più destinatari, in altre parole eseguire varie funzioni del programma con un solo comando. A questo comando è associata una macro, ossia software che si può personalizzare in funzione degli obiettivi da raggiungere.